Tendermanagement

De wijze waarop een aanbesteding door een bedrijf wordt doorlopen wordt het tendermanagement genoemd. Dat heeft te maken met de volgorde waarin de verschillende stappen bij het reageren op een aanbesteding worden doorlopen. Dat gaat onder anderen over de wijze waarop in eerste instantie op een aanbesteding wordt gereageerd, de stappen die worden genomen om extra informatie op te vragen bij de aanbestedende partij, en de inschatting die wordt gedaan om een bepaalde prijs voor een aanbesteding te bepalen. Ook wordt gekeken naar het realiteitsgehalte van een aanbesteding.

Nieuwe vaardigheden

Het verplicht aanbesteden van opdrachten door overheidsorganisaties wordt pas zo’n 15 jaar gedaan. De vaardigheden die bedrijven moeten hebben om op aanbestedingen te reageren zijn in de loop van die jaren langzamerhand ontwikkeld. Tendermanagement hoort nog steeds bij de nieuwe vaardigheden, maar inmiddels is er wel een grote mate van ervaring opgedaan bij het reageren op aanbestedingen. Bedrijven die veelvuldig op aanbestedingen reageren hebben die deskundigheid meestal in eigen huis. Bedrijven die slechts incidenteel op een aanbesteding reageren zoeken hulp bij externe adviseurs.

Processen begeleiden

Extern tendermanagement betekent in de praktijk dat bedrijven worden geholpen bij het in de juiste volgorde doorlopen van de stappen tijdens een aanbestedingsproces. Tegelijkertijd wordt opgelet of de juiste inschattingen worden gemaakt om zo’n aanbesteding te winnen. Immers, als een opdracht teveel risico’s met zich meebrengt is het beter om je als bedrijf terug te trekken. Want als een aanbesteding wordt gewonnen omdat er een te lage prijs ligt zou dat zelfs kunnen leiden tot de ondergang van een bedrijf.

De juiste mate van begeleiding

Om op het juiste moment te kunnen reageren op een aanbesteding en het proces goed te doorlopen is het van belang om de juiste begeleiding te krijgen. Sommige bedrijven kiezen voor begeleiding op projectbasis. Alleen als er een aanbesteding voorbij komt waar men aan mee wil doen wordt er begeleiding gevraagd. Bedrijven die vaak op aanbestedingen reageren kiezen voor een continue vorm van tendermanagement. De begeleiders worden als het ware een externe afdeling van het bedrijf, die de aanbestedingskalender in de gaten houdt, en waar nodig de processen rondom actuele aanbestedingen begeleidt.